Bei der Aufgabenanalyse wird eine Gesamtaufgabe oder ein kompletter Betrieb anhand verschiedener Gliederungsmerkmale schrittweise in die einzelnen Bestandteile zerlegt. Die Erstellung einer Aufgabenanalyse bietet die Möglichkeit, Abläufe, Arbeitsbereiche und Tätigkeiten im Unternehmen systematisch zu beschreiben, um Veränderungen vornehmen und Arbeitsplätze neu gestalten zu können. Je nach Fragestellung des Unternehmens kann die Aufgabenanalyse genutzt werden, um

 

• die Unternehmensstruktur vollständig zu erfassen/systematisch zu gliedern

• allen Handlungen im Unternehmen übersichtlich darzustellen

• eine beliebige, stufenweise Detaillierung der Tätigkeiten vorzunehmen

• Schwachstellen und/oder Gefahrenpotenziale herauszustellen

• die Arbeitsteilung und Absprachen im Unternehmen zu erleichtern.

 

Die Aufgabenanalyse sollte so detailliert durchgeführt werden, bis damit der Aufgabenbereich einer Person abgegrenzt wird. Bei der Identifikation der Teilaufgaben ist das Einbe­ziehen der Mitarbeitenden wichtig, da sie genau wissen, welche Tätigkeiten sie täglich zur Erfüllung einer Arbeitsaufgabe durchführen. Das Werkzeug enthält Beispiele, nach wel­chen fünf Dimensionen (Verrichtung, Objekten/Produkten/Sparten, Phasen, Zweck/Funktion, Kombination verschiedener Gliederungsmerkmale) die Aufgabenanalyse vorgenom­men werden kann. Das Ergebnis der Analyse wird in einem Aufgabengliederungsplan im Baumstruktur dokumentiert.